3 conseils pour organiser un événement corporatif

Jeux du Commerce 2023

Bien organiser son événement d’entreprise ne s’improvise pas. Entre logistique, expérience des invités et respect des objectifs, chaque détail compte. En tant qu’experts en organisation événementielle, nous partageons avec vous trois conseils essentiels pour faire de votre événement corporatif un moment marquant, fluide et mémorable.

1. Bien évaluer les différentes possibilités de lieux

Le choix du lieu pour un événement est probablement l’élément le plus important. Que l’on pense à la grandeur de la salle, aux commodités ou aux inclusions, il y a plusieurs éléments à considérer pour faire le bon choix.

Assurez-vous de bien analyser les différentes propositions avant de prendre une décision! Voici quelques exemples de questions à se poser :

• Est-ce que la salle travaille avec un fournisseur audiovisuel exclusif?
• Est-ce que la salle peut accueillir tous mes invités en fonction de la disposition prévue?
• La salle est-elle accessible pour tous les invités, y compris les personnes à mobilité réduite?
• Le lieu dispose-t-il de suffisamment de places de stationnement ou d’options de transport public à proximité?
• Quelles sont les politiques de la salle concernant les annulations ou les changements de réservation?

2. Monter un horaire détaillé pour la journée de l’événement

La planification est la clé pour le succès de votre événement. Avoir un horaire détaillé de toutes les actions à entreprendre permet d’avoir la tête tranquille la journée venue.

Inscrivez TOUT : livraison du matériel, arrivée des intervenants, montage, démontage, tests techniques, ouverture des portes… Plus c’est clair, mieux c’est!

Responsabilisez votre équipe : des horaires individuels évitent les 1 001 questions et permettent à chacun de savoir où être, quand et pour faire quoi.

Facilitez la communication : un bon horaire vous assure de transmettre la bonne information aux fournisseurs et sous-traitants, réduisant ainsi les imprévus.

Le jour J, votre horaire est votre référence. Plus il est précis, plus vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : profiter de l’événement!

3. Planifier les imprévus pour mieux les gérer

Tout le monde ici rêve d’un événement sans embûche! Dans la réalité, ça n’arrive que très rarement! Mais une bonne planification peut faire toute la différence.

Anticiper pour mieux gérer : une équipe qui prend le temps d’identifier les risques et de prévoir des solutions reste concentrée sur l’essentiel : livrer un événement fluide et dans les délais.

Détectez les points de friction : en équipe, prenez un moment pour analyser ce qui pourrait mal tourner – retard de livraison, problème technique, imprévu météo… puis trouvez des solutions avant qu’ils ne surviennent.

L’horaire, votre meilleur allié : monter un horaire détaillé ne sert pas qu’à organiser la logistique, c’est aussi un excellent moyen de visualiser les zones à risque et d’adapter votre planification en conséquence. (Quand on dit que c’est essentiel, ce l’est vraiment!)